Documentación para administradores Soy colaborador

Invitación Correo electrónico

Si sos nuevo en miLegajo, recibiste un correo electrónico de invitación al sistema o te entregaron un código de activación impreso en el lugar donde trabajás. Para comenzar a utilizarlo es necesario que actives tu cuenta personal.

Si recibiste un correo electrónico, contás con tres opciones:

1) Si hacés clic en el botón Activar cuenta, validarás tu identidad de forma automática y sólo tendrás que crear la contraseña.

2) Si no podés hacer clic en dicho botón porque tu sistema de correo restringe los enlaces externos, copiá la dirección que se encuentra a continuación del botón y pegala en la barra de direcciones de tu navegador. También validarás tu identidad de forma automática y sólo tendrás que crear la contraseña.

3) Hacé clic en el enlace milegajo.com/login o ingresá manualmente para indentificarte.

En caso de que la plataforma no te permita el ingreso por las vías mencionadas anteriormente, solicitá asistencia presionando en Soporte Técnico .

Primer Ingreso

Si estás ingresando por primera vez, después de identificarte necesitás activar tu cuenta validando tu identidad.

Como primer paso, debés ingresar el correo electrónico con el que fuiste registrado y cliquear el botón Verificar correo.

En caso de que no hayas sido registrado con un correo electrónico, accedé al enlace No tengo correo.

Validar Identidad

Para verificar que la persona que está activando la cuenta es quien fue dada de alta, debés ingresar un código de activación que se entrega de manera personal y privada.

Podés solicitar que se envíe el código a tu correo electrónico haciendo clic en el botón Enviarme el código a mi correo.

No tengo correo

Si no contás con correo electrónico, podés validar tu identidad ingresando el código de activación que te entregaron de forma personal en la empresa haciendo clic en el botón TENGO UN CÓDIGO IMPRESO.

En caso de no haberlo recibido, tenés que solicitarlo a quien te haya invitado a la plataforma.

Ingresar Código

Para completar el proceso de activación de tu cuenta, debés ingresar el código de 6 caracteres recibido en tu correo electrónico o impreso y cliquear el botón ACTIVAR CUENTA.

Los códigos enviados por correo electrónico tienen una validez de 15 minutos, y los códigos entregados de forma impresa tienen una validez de 48 horas. Si el código se encuentra vencido, tenés que requerir uno nuevo presionando el enlace Enviarme un nuevo código, o solicitárselo a quien te haya invitado a la plataforma.

Si no recibiste un código de activación por correo electrónico puede deberse a varios motivos.

Primero, te pedimos que revises la carpeta de spam o correo no deseado (si utilizas Gmail, comprobá también las carpetas Promociones y Social).

Si este no era el motivo, comunicate con el área de RRHH de tu empresa para verificar que la dirección de correo electrónico este bien ingresada en el sistema. Si el problema persiste, podés solicitar a la persona encargada que te entregue un código de activación impreso.

Ante cualquier otro inconveniente, no dudes en comunicarte con nuestro Soporte Técnico.

Crear Contraseña

Para verificar tu identidad cada vez que inicies sesión, debés establecer una contraseña.

Una contraseña válida debe combinar al menos una mayúscula, una minúscula y un número, y debe tener como mínimo 6 caracteres.

Tené en cuenta que una contraseña segura te ayuda a proteger tu información personal.

Por último, tenés que repetirla en el campo inferior para verificar que fue escrita correctamente.

Para confirmar tu contraseña, hacé clic en el botón CREAR CONTRASEÑA.

Identificarse

Para ingresar a tu cuenta debés identificarte ingresando tu número de documento de identidad o el correo electrónico con el que fuiste registrado previamente, y hacer clic en el botón Identificarme.

En caso de que la plataforma no te permita el ingreso por un error en la identificación o porque no se encuentra registrado tu usuario, solicitá ayuda presionando el enlace No Puedo Ingresar.

Contraseña

Para verificar tu identidad, ingresá tu contraseña y hacé clic en el botón Ingresar.

Es posible visualizar tu contraseña a medida que la escribas, cliqueando el ícono ubicado en el margen derecho del campo Contraseña.

Al seleccionar la opción no cerrar mi sesión, podés establecer que la plataforma no vuelva a solicitarte la contraseña cada vez que accedas desde el equipo que estés usando. No actives esta opción desde un equipo de uso compartido ya que perjudicaría tu privacidad.

En caso de no recordar tu contraseña, podés recuperarla presionando el enlace Olvidé mi contraseña.

Olvidé mi contraseña

Si necesitás crear una nueva contraseña, tenés que validar tu identidad ingresando un nuevo código de activación.

En caso de tener un código de activación, cliqueá el botón TENGO UN CÓDIGO IMPRESO.

Para que la plataforma te provea un nuevo código de activación, hacé clic en el botón ENVIARME EL CÓDIGO A MI CORREO.

Usuario suspendido

Por normas de seguridad, la plataforma suspende aquellas cuentas que intenten ser activadas con contraseñas incorrectas durante 4 intentos consecutivos.

Para reactivar tu cuenta, hacé clic en el botón REACTIVAR CUENTA, y se te enviará un código de activación por correo electrónico.

n caso de no tener tener correo electrónico o haber perdido acceso a la cuenta, comunicate con el área de RRHH de tu empresa para que te faciliten un nuevo código de activación impreso.

Inicio de Empresa

La pantalla está conformada por diferentes bloques:

En la parte superior del encabezado, se organizan accesos a distintos contextos de información en forma de pestañas.
La primera pestaña corresponde al usuario. En ella tendrás la posibilidad de elegir tu foto y completar tus datos personales, creando un perfil público que podrá ver el resto de colaboradores de la empresa. Las pestañas sucesivas corresponderán a las empresas en las que trabajás.

El menú lateral funciona como acceso directo a información de distintos tipos.
En MI PERFIL, todo usuario podrá acceder a la documentación que tenga asociada a su legajo en la empresa. Los usuarios administradores además podrán acceder y gestionar las distintas opciones del menú MI EMPRESA.

El encabezado te muestra el nombre de la sección y, en el lateral derecho, los siguientes botones de acciones contextuales:

• Colaboradores permite que accedas al listado de colaboradores de la empresa.
• Editar empresa permite que modifiques aquellos datos de la empresa que no fueron fijados previamente durante el alta en la plataforma.

El contenido principal de la pantalla te muestra información asociada a la actividad de la empresa dentro de la plataforma, en forma de datos estadísticos.

Editar Empresa

Al acceder a la opción Editar Empresa, la plataforma te mostrará distintos campos referidos a información propia de la empresa. Algunos datos fueron cargados al momento de darle el alta en la plataforma y no permiten ser modificados. El resto de campos podés cargarlos y modificarlos en instancias futuras, ya que implican información que puede variar en el tiempo.

A continuación, se identificarán las secciones de datos con sus respectivos campos.

Datos básicos:

• Aparecerá el nombre de la empresa con el que se haya dado de alta. Podrás dejar ese mismo o modificarlo por el que creas conveniente.
• El identificador fiscal contiene el código único que identifica inequívocamente a tu empresa frente a los compromisos fiscales del país en que se encuentra inscripta. Este campo no permite ser modificado.
• El país emisor corresponde al país en que se encuentra constituida legalmente la empresa. Este campo no permite ser modificado.

Personalización

• Las opciones de esta sección te permiten elegir la identificación gráfica de la empresa, la cual se mostrará en distintas pantallas de la plataforma, logrando un diseño personalizado.
• La plataforma sólo aceptará como válidas imágenes con determinadas dimensiones medidas en pixeles: Logotipos de 1200 (ancho) x 300 (alto) e Íconos de 800 x 800.

Ubicación

• Completando este conjunto de datos ubicás la empresa en el territorio.

Datos comerciales

• En esta sección debés especificar los datos esenciales de la empresa en relación a su actividad comercial, cuyos campos son modificables en virtud de su carácter dinámico.

Configuración

En esta sección podrás habilitar o deshabilitar distintos parámetros de configuración del alta de colaboradores, asi como los permisos de visualización entre colaboradores de la empresa.

• Solicitar correo electrónico de forma obligatoria: De estar activo, al dar de alta nuevos usuarios se requerirá la carga de un correo electrónico de forma obligatoria.
• Solicitar teléfono de forma obligatoria: De estar activo, al dar de alta nuevos usuarios se requerirá la carga de un teléfono de forma obligatoria.
• Permitir generar token de primer ingreso en formato pdf: De estar activo, la empresa tendrá permitido entregar a sus colaboradores códigos de activación de manera impresa, y no sólo podrá enviarlos por correo electrónico y/o teléfono.
• Permitir que los colaboradores vean el perfil de sus compañeros: De estar activo, se permitirá que los colaboradores vean el perfil de sus compañeros.

Para descartas las modificaciones que hayas hecho en esta sección, debés hacer clic en el botón Cancelar.

Para que los datos modificados queden establecidos en la plataforma, debés hacer clic en el botón Guardar.

Inicio de Áreas

El encabezado te muestra el nombre de la sección y, en el lateral derecho, los siguientes botones de acciones contextuales:

• Nueva Área permite que crees una nueva área en la empresa.
• Vista jerárquica permite que visualices la estructura de la empresa mostrando el esquema de interdependencia entre las áreas.

Cada área estará representada mediante una tarjeta en el contenido principal de la pantalla, ordenada alfabéticamente, en la cual se incluyen:

• Nombre del área: es la zona activa de la tarjeta que te permitirá acceder mediante un clic, mostrando la composición del área al vincularte con VER ÁREA.
• Cantidad de subáreas que dependen de ella (en caso de poseer).
• Cantidad de equipos que dependen de ella(en caso de poseer).
• Cantidad de colaboradores asociados.

Si aún no existen áreas en la empresa, aparecerá el mensaje Aún no tenés ninguna área creada, y podrás crear una accediendo al enlace Crear nueva área.

Nueva Área

Al momento de crear una Nueva área, la plataforma te solicitará la carga de los datos obligatorios para validar el procedimiento. Debés asignarle un nombre y especificar de qué instancia dependerá, pudiendo ser otra área o directamente la empresa. Podrás ingresar el correo electrónico y número telefónico del área, lo cual resultará de utilidad a los interesados en contactarse con ella.

Al cliquear el botón SIGUIENTE, la plataforma realizará una validación de los datos que ingresaste, marcándote los errores, en caso de que existan. En caso de no advertir errores, mostrará una nueva ventana en la cual requerirá que especifiques: país, huso horario, idioma y divisa asociada, tras lo cual te permite confirmar la creación del área con el botón CREAR ÁREA.

En caso de necesitar retornar a la ventana anterior, debés cliquear el botón VOLVER.

El botón X te permitirá

• DESCARTAR Y CERRAR eligiendo esta opción podrás interrumpir la creación del área, perdiendo lo que hayas cargado.
• CONTINUAR CARGA eligiendo esta opción podrás continuar con el proceso de creación del área.

Vista jerárquica

El encabezado te muestra el nombre de la sección y, en el lateral derecho, los siguientes botones de acciones contextuales:

• Nueva área permite que crees una nueva área en la empresa.
• Vista de Bloques permite que visualices la estructura de la empresa mostrando una tarjeta por área, ordenadas alfabéticamente en el contenido principal de la pantalla.

Ver Área

Cuando ingreses a un área, el encabezado te mostrará el nombre de la sección y, en el lateral derecho, los siguientes botones de acciones contextuales:

• Nueva dependencia permite crear una subárea o un equipo, dependiente del área posicionada.
• Colaboradores permite que visualices los colaboradores asociados área.
• Editar te posibilita editar los datos básicos que identifican al área.
• Eliminar la plataforma mostrará una ventana como paso previo a la eliminación, la cual posibilita que canceles el procedimiento o lo confirmes.

En caso de que el área eliminada contenga subáreas, se eliminarán conjuntamente.

La plataforma no te permitirá que elimines áreas - o subáreas dependientes- que contengan colaboradores asociados.

Sobre el encabezado se irá desplegando una "ruta de texto", la cual expresa la ubicación de la sección actual dentro de la estructura jerárquica.

Podés hacer clic en cada elemento de dicha sucesión para navegar directamente a la sección elegida.

En el contenido principal se describe la composición del área mediante tres tarjetas que muestran: subáreas, equipos dependientes (en caso de que posea), y cantidad de colaboradores asociados.

Nueva Dependencia

En la opción Nueva dependencia podrás crear, indistintamente, una subárea o equipo dependiente del área posicionada, haciendo clic en el botón correspondiente a cada opción

Editar Área

Al acceder a la opción Editar Área, la plataforma te mostrará distintos campos referidos a información propia del área.

Algunos datos fueron cargados al momento de darle el alta en la plataforma y no permiten ser modificados. El resto de campos te permite la carga y modificación en instancias futuras, ya que implican información que puede variar a lo largo del tiempo.

A continuación, se identificarán las secciones de datos con sus respectivos campos.

Datos básicos

• Podés editarle el nombre al área, y tenés la opción de establecerla como área principal tildando Marcar como área principal.

Ubicación

• Completando este conjunto de datos ubicás el área en el territorio. Junto al número telefónico, tienen por objetivo servir de contacto a quien lo requiera.

Configuración

• Con los datos requeridos en esta sección se identifican datos específicos del área tales como el huso horario que le corresponde, el idioma que utiliza y la divisa en que trabaja.

Eliminar Área

Al ingresar en la opción Eliminar área, la plataforma mostrará una ventana como paso previo a la eliminación, la cual posibilita que canceles el procedimiento o lo confirmes. Sólo podrás eliminar áreas que no contengan colaboradores asociados.

En caso de que el área a eliminar contenga colaboradores asociados, la plataforma te mostrará una nueva ventana en la que se su presencia, y no podrás eliminarla hasta tanto los reubiques en la estructura de la empresa o los elimines individualmente.

Inicio de Equipos

El encabezado te muestra el nombre de la sección y, en el lateral derecho, el siguiente botón de acción contextual:

• Nuevo equipo te permitirá dar comienzo al proceso de alta de un nuevo equipo.

Cada equipo estará representado en una tarjeta en el contenido principal de la pantalla, ordenada alfabéticamente, en la cual se incluyen:

• Nombre del equipo: es la zona activa de la tarjeta que te permitirá acceder mediante un clic, mostrando la composición del equipo al vincularte con VER EQUIPO.
• Área de la que depende.
• Cantidad de colaboradores que lo integran.

Podés visualizar todos los equipos de la empresa o indicarle a la plataforma que muestre solamente aquellos que dependan de determinada área utilizando el filtro Todas las áreas, ubicado en el margen superior derecho del contenido principal.

Si aún no existen equipos en la empresa, aparecerá el mensaje Aún no tenés ningún equipo creado, y podrás crear uno accediendo al enlace Crear nuevo equipo.

Nuevo Equipo

Al momento de crear un nuevo equipo, la plataforma te solicitará la carga de los siguientes datos:

• Nombre asignado al equipo.
• Área de la cual depende.
• A modo opcional, podés generar una descripción del equipo, lo cual permite especificar datos y observaciones del mismo.

Para confirmar la creación del nuevo equipo, hacé clic en el botón Crear Equipo.

Ver Equipo

Cuando ingreses a un equipo, el encabezado te mostrará el nombre de la sección y, en el lateral derecho, los siguientes botones de acciones contextuales:

• Colaboradores permite que visualices los colaboradores que integran el equipo.
• Editar te posibilita editar los datos básicos que identifican al equipo.
• Eliminar podrás eliminar el equipo posicionado. La plataforma no te permitirá que elimines equipos que contengan colaboradores.

Sobre el encabezado se irá desplegando una `ruta de texto´, la cual resumirá el camino que recorriste en la plataforma, hasta la pantalla actual. Podés hacer clic en cada elemento de dicha sucesión para ir directamente a la sección elegida.

En el contenido principal se visualiza la descripción del equipo y estadísticas sobre los colaboradores que lo integran.

Editar Equipo

Al acceder a la opción Editar Equipo, la plataforma te permitirá modificar los datos básicos del equipo.

• Nombre asignado al equipo.
• Área de la cual depende.
• En caso de que el equipo no tenga aún ninguna descripción, es recomendable generarla ya que permite especificar datos y observaciones del mismo.

Para terminar el procedimiento de modificación de los datos básicos del equipo, hacé clic en el botón Guardar.

Eliminar Equipo

Al ingresar en la opción Eliminar equipo, la plataforma mostrará una ventana como paso previo a la eliminación, la cual posibilita que canceles el procedimiento o lo confirmes. Sólo podrás eliminar equipos que no contengan colaboradores asociados.

En caso de que el equipo a eliminar contenga colaboradores asociados, la plataforma te mostrará una nueva ventana en la que se su presencia, y no podrás eliminarla hasta tanto los reubiques en la estructura de la empresa o los elimines individualmente.

Listado de Colaboradores

En LISTADO DE COLABORADORES encontrás un listado de todos los colaboradores que conforman la empresa, con información individual y acciones particulares propias.

En esta sección, las acciones contextuales son:

• Nuevo colaborador para crear un nuevo colaborador.
• Importar colaboradores para incorporar colaboradores a la plataforma por medio de un archivo externo a ella.

El contenido principal de la pantalla muestra cada colaborador, representado en un recuadro ordenado alfabéticamente, en forma de listado. Cada uno contiene:

• Foto del colaborador: permite la identificación visual del colaborador.
• Nombre del colaborador: es la zona activa del recuadro que te permite acceder al perfil/legajo del colaborador.
• Número de legajo: unidad de registro que almacena todas las manifestaciones del vínculo laboral entre la empresa y el colaborador.
• Identificación laboral: código único con que se identifica a cada agente productivo en relación de dependencia.
• Área a la que pertenece el colaborador y su equipo (en caso de integrar uno).

Cada recuadro posee las siguientes acciones particulares:

• Ver legajo: para acceder al legajo del colaborador.
• Editar legajo: para cargar los datos del colaborador que no fueron establecidos durante el alta en la plataforma o modificar los que cambiaron desde entonces.
• Generar token: para generar un código único de activación de usuario, el cual tiene una validez de 24 horas.
• Restringir acceso: permite seleccionar qué tipo de acciones de la plataforma están permitidas al colaborador.

Podés visualizar todos los colaboradores de la empresa o utilizar el filtro del margen superior derecho y visualizar únicamente:

• Colaboradores activos: aquellos colaboradores que participan actualmente de la plataforma como usuarios.
• Colaboradores suspendidos: aquellos colaboradores que actualmente no participan de la plataforma como usuarios.
• Colaboradores desvinculados con acceso: aquellos colaboradores que no mantienen vinculación laboral formal con la empresa, sin embargo tienen acceso a la plataforma.
• Colaboradores desvinculados sin acceso: aquellos colaboradores que no mantienen vinculación laboral formal con la empresa, y no tienen acceso a la plataforma.

Al posicionar el cursor de mouse sobre cada recuadro de la lista, habilita la posibilidad de seleccionar uno o más Colaboradores para realizar las mismas acciones particulares de cada colaborador pero en forma masiva, simplificando procesos y generando un considerable ahorro de tiempo.

Nuevo Colaborador

En NUEVO COLABORADOR podés crear un Nuevo Colaborador en la plataforma.

Una ventana flotante te solicitará la carga de los datos principales para validar el procedimiento:

• Documento de identidad: número de documento oficial que establece la identidad del colaborador.
• País emisor: país que emite el documento de identidad oficial del colaborador.
• Nombres: nombre completo del colaborador.
• Apellidos: apellido del colaborador.
• Correo electrónico: la dirección de correo electrónico que el colaborador utilizará en la empresa.
• Teléfono: número telefónico personal del colaborador.
• Enviar invitación por correo electrónico: podés tildar el elemento y así enviarle la invitación al nuevo colaborador para que acceda a la plataforma mediante correo electrónico.

La plataforma realizará una validación de los datos que ingresaste, marcándote los errores, en caso de que existan.

El botón SIGUIENTE te permite confirmar los datos ingresados y continuar con el proceso de creación del nuevo colaborador.

En caso de no advertir errores, se requiere que especifiques:

• Identificación laboral: código único con que se identifica a cada agente productivo en relación de dependencia.
• Número de legajo: unidad de registro que contiene todas las manifestaciones del vínculo laboral entre la empresa y el colaborador.
• Área: área que integrará el nuevo colaborador.
• Equipo (opcional): equipo que integrará el nuevo colaborador.

El botón ASIGNAR PERMISOS DE USUARIO te permite establecer las acciones de plataforma que podrá utilizar el nuevo colaborador.

El botón VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón CREAR COLABORADOR te permite confirmar la creación del nuevo colaborador.

Generar token

En GENERAR TOKEN podés crear un código de activación que permitirá al colaborador validar su usuario en la plataforma.

Si estás activando tu usuario y no contás con correo electrónico, el código generado se te entregará de forma impresa y tendrá una validez de 24 horas. En caso de que transcurra ese lapso y no hayas utilizado el código, debés solicitar uno nuevo.

Como alternativa, podés validar tu identidad dando lectura al código QR con tu dispositivo móvil, lo cual te permitirá comenzar directamente a activar tu cuenta.

Si necesitás crear una nueva contraseña, tenés que validar tu identidad ingresando un nuevo código de activación. Podrás solicitarlo de forma impresa y tendrá una validez de 24 horas. En caso de que transcurra ese lapso y no hayas utilizado el código, debés solicitar uno nuevo.

Los códigos de activación son confidenciales y deben ser conservados de forma reservada mientras tengan validez, ya que permiten aprobar el acceso a la plataforma.

El botón IMPRIMIR te permite generar una copia impresa del token generado.

El botón CANCELAR te permite cancelar el proceso de impresión del token generado.

Mover

En MOVER COLABORADORES podés asignar colaboradores desde el área actual a otra área y, opcionalmente, si integra un equipo podés asignarlo en otro equipo de la misma área.

Esta opción te permite reasignar colaboradores en forma masiva a otra área y, opcionalmente, a otro equipo de la misma área.

Habiendo seleccionado el área de interés a la cual derivarán los colaboradores seleccionados, haciendo clic en el botón MOVER, se reasignarán todos a esa misma área y luego deberás distribuirlos individualmente a las subáreas correspondientes y, del mismo modo y de forma opcional, a los equipos correspondientes.

El botón MOVER te permite finalizar el proceso de reasignación de colaboradores.

Importar Colaboradores

En IMPORTAR COLABORADORES podés incorporar colaboradores a la plataforma por medio de un archivo externo a ella.

Una ventana flotante te mostrará 2 opciones:

• CREAR PLANTILLA al cliquear el botón DESCARGAR podés generar y descargar una plantilla en la cual completarás los datos de los colaboradores que se incorporarán a la plataforma.
• TENGO UN ARCHIVO al cliquear el botón CARGAR podés subir la nómina de colaboradores que quieras incorporar en formato Excel o CVS, en solo 4 pasos.

CREAR PLANTILLA

En CREAR PLANTILLA podés seleccionar datos opcionales del colaborador que incluirá la plantilla, más allá de los requeridos por la empresa.

Las dos columnas principales presentan los siguientes tipos de datos.

Requeridos

Son los datos mínimos y obligatorios para aprobar la incorporación de nuevos colaboradores.

• Nombres: nombre completo del colaborador.
• Apellidos: apellido del colaborador.
• Identificador: número de documento oficial que establece la identidad del colaborador.
• País emisor: país que emite el documento de identidad oficial del colaborador.
• Correo electrónico: dirección de correo electrónico del colaborador.
• Identificador laboral: código único con que se identifica a cada agente productivo en relación de dependencia.

Opcionales

Datos no obligatorios útiles para enriquecer el perfil de los colaboradores.

• Teléfono (Código Internacional): prefijo que indica el país emisor del número.
• Teléfono (Número): número telefónico personal del colaborador.
• Fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa): fecha de nacimiento del colaborador, expresada en valores numéricos de la siguiente manera: 2 dígitos para el día / 2 dígitos para el mes / 4 dígitos para el año.
• Localidad: localidad en la que reside el colaborador.
• Dirección: calle en la que se domicilia el colaborador.
• Número / Piso / Departamento / Código Postal de la dirección.
• Número de Legajo: unidad de registro que contiene todas las manifestaciones del vínculo laboral entre la empresa y el colaborador.
• Fecha de Inicio (dd/mm/aaaa): fecha en que el colaborador comenzó a trabajar formalmente en la empresa, expresada en valores numéricos de la siguiente manera: 2 dígitos para el día / 2 dígitos para el mes / 4 dígitos para el año.

La opción VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón GENERAR PLANTILLA te permite confirmar la creación de la plantilla.

Una nueva ventana flotante te confirmará la creación exitosa de la plantilla diseñada y mostrará dos botones:

• CANCELAR te permite interrumpir la descarga de la plantilla, retornando a la pantalla CREAR PLANTILLA (vincularía).
• DESCARGAR te permite descargar la plantilla en tu dispositivo, en formato de Excel.

Tengo un archivo

1er paso:

En el primer paso debés seleccionar el archivo que contiene la nómina de colaboradores que querés importar en la plataforma.

Los datos requeridos para esta empresa son:

• Nombre: nombre completo del colaborador.
• Apellidos: apellidos del colaborador.
• Identificador: número de documento oficial que establece la identidad del colaborador.
• País Emisor:país que emite el documento de identidad oficial del colaborador.
• Correo Electrónico:dirección de correo electrónico del colaborador.
• Identificación Laboral: código único con que se identifica a cada agente productivo en relación de dependencia.

Debés completar la plantilla con atención, ya que si uno de los datos del colaborador no fue cargado o fue cargado de forma inválida, no se importará dicho colaborador a la plataforma al finalizar el proceso.

La opción VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón SUBIR ARCHIVO te permite seleccionar el archivo de interés.

2do paso

En el segundo paso debés vincular los tipos de datos de la plantilla importada con los datos permitidos por la plataforma.

Debés equiparar cada uno de los tipos de datos de la plantilla importada (columna izquierda) con los tipos de datos válidos para la plataforma (columna derecha). Haciendo clic en el elemento, se despliega una lista de tipos de datos posibles, entre los cuales debés elegir el que corresponda.

Los tipos de datos que no sean requeridos obligatoriamente por la empresa, lucirán el siguiente elemento a la derecha de cada campo, lo cual te permite eliminar ese tipo de dato en esta instancia.

Tenés la posibilidad de seleccionar las siguientes opciones:

• OMITIR LOS DATOS DE LOS COLABORADORES QUE YA EXISTAN: te permite indicar a la plataforma que no importe nuevamente los datos de un colaborador que ya se encuentre registrado.
• REEMPLAZAR LOS DATOS DE LOS COLABORADORES QUE YA EXISTAN: te permite indicar a la plataforma que reemplace los datos de un colaborador que figure en la plantilla a importar y ya se encuentre registrado.
• NO PROCESAR LA PRIMERA FILA: te permite indicar a la plataforma que no considere la primera fila al momento de importar, ya que es una fila que suele utilizarse para nombrar el tipo de dato que lista.

La opción VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón SIGUIENTE te permite avanzar hacia el próximo paso.

Si la plataforma te informa que en alguna fila de la plantilla importada falta un dato o está cargado de forma inválida, no se importará dicho colaborador al finalizar el proceso.

El botón CANCELAR te permite retornar a la ventana anterior.

El botón CONTINUAR te permite avanzar hacia el próximo paso.

El elemento identifica el tipo de dato que SE encuentra vacío o cargado de forma inválida en la plantilla que intentás importar.

La opción VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón SIGUIENTE te permite avanzar hacia el próximo paso.

3er paso:

En el tercer paso debés equiparar los valores de la plantilla importada con los valores permitidos por la plataforma.

Haciendo clic en el elemento, se despliega una lista de valores válidos para la plataforma, entre los cuales debés elegir el que corresponda.

La opción VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón SIGUIENTE te permite avanzar hacia el próximo paso.

4to paso:

En el cuarto paso debés indicar qué área integrarán los colaboradores que estás importando. De forma opcional, podés designar el equipo que integrará la nómina de colaboradores importada.

Recordatorio: debés tener en cuenta que toda la nómina de colaboradores importada pasará a integrar el área seleccionada y, opcionalmente, el equipo escogido. En un segundo momento y si fuera necesario, deberías distribuir individualmente cada colaborador a las subáreas correspondientes y, del mismo modo y de forma opcional, a los equipos correspondientes.

Podés tildar el elemento ENVIAR INVITACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO, y enviarle la invitación al nuevo colaborador para que acceda a la plataforma mediante correo electrónico.

La opción VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón IMPORTAR COLABORADORES te permite finalizar el proceso de importación.

Si al finalizar el proceso de importación algún valor no fue cargado o cargado de forma inválida, la plataforma te mostrará una última advertencia.

Podés hacer clic en la etiqueta DESCARGAR FILA CON ERROR para generar un archivo con los colaboradores que no pudieron ser importados, y que tras corregirlo, puedas volver a realizar el proceso para completar la tarea.

El botón FINALIZAR te permite finalizar el proceso de importación de colaboradores mediante un archivo externo a la plataforma.

Permisos

En PERMISOS podés habilitar distintos tipos de acciones de la plataforma a cada colaborador, de acuerdo a su rol en la empresa.

La columna PERFILES permite asignar de forma rápida y automática un determinado conjunto de permisos a un colaborador. Es posible quitar o añadir permisos individuales al conjunto de permisos asignados a determinado perfil, tildando el permiso de interés.

La columna PERMISOS permite asignar individualmente las acciones de la plataforma permitidas a cada colaborador.

Los distintos permisos que se le pueden otorgar a un colaborador son:

• CONFIGURAR DATOS DE LA EMPRESA
• ADMINISTRAR CATEGORÍAS DE DOCUMENTOS
• ADMINISTRAR TIPOS DE DOCUMENTOS
• ADMINISTRAR ÁREAS: permite crear áreas y subáreas, editarlas y eliminarlas.
• ADMINISTRAR EQUIPOS: permite crear equipos.
• ADMINISTRAR COLABORADORES: permite crear colaboradores, importarlos desde archivos externos a la plataforma, moverlos entre áreas, subáreas y opcionalmente, en equipos.
• CARGAR DOCUMENTOS
• REVISAR DOCUMENTOS
• ANULAR DOCUMENTOS
• ELIMINAR DOCUMENTOS
• FIRMAR DOCUMENTOS
• AUDITAR DOCUMENTOS
• ARCHIVAR DOCUMENTOS

Ver Colaborador

En VER COLABORADOR tenés acceso a los componentes de un colaborador específico, con la posibilidad de realizar acciones relacionadas a ese colaborador.

En esta sección, la acción contextual es:

• Editar legajo para editar los datos básicos que componen el legajo del colaborador.

El contenido principal de la pantalla muestra dos bloques de información:

En el lateral izquierdo, podés ver la foto del colaborador junto a los datos que conforman el legajo, validados al dar de alta al colaborador y posibles de editar.

En el lateral derecho, podés acceder al listado de los últimos documentos asociados al colaborador.

Editar Legajo

En EDITAR LEGAJO podés cargar o modificar los datos del colaborador que no fueron fijados durante el alta en la plataforma o cambiaron desde entonces.

Algunos datos fueron cargados al momento de darle el alta en la plataforma y no permiten ser modificados. El resto de campos permite la carga y modificación en instancias futuras, ya que implican información que puede variar a lo largo del tiempo.

En esta sección, las acciones contextuales son:

• Cancelar para cancelar las modificaciones que hayas comenzado.
• Guardar para guardar las modificaciones y queden establecidas en la plataforma.

El contenido principal de la pantalla muestra una fila de botones que funcionan como enlaces a las distintas secciones de datos del colaborador.

Las siguientes secciones de datos con sus respectivos campos son:

Datos laborales

• Identificación laboral: código único con que se identifica a cada agente productivo en relación de dependencia.
• Número de legajo: unidad de registro que contiene todas las manifestaciones del vínculo laboral entre la empresa y el colaborador.
• Fecha de inicio: fecha en que el colaborador comenzó a formar parte de la empresa.
• Fecha de fin: fecha en que el colaborador dejó de formar parte de la empresa
• Modalidad
• Sección
• Categoría
• Calificación

Área

• Área: área que integra el colaborador.
• Equipo: equipo que integra el colaborador, en caso de que integre uno.

Contacto

• Correo electrónico: dirección de correo electrónico del colaborador.
• Teléfono: número telefónico personal del colaborador.

Inicio de documentos

El encabezado te muestra el nombre de la sección y, en el lateral derecho, el siguiente botón de acción contextual:

• Nueva Categoría para crear una nueva categoría de documentos. Cada categoría creada podrá ser editada y/o eliminada, en tanto no posea documentos en su interior.

Encontrás un listado de todas las categorías de documentos que conforman la empresa, cada una con su nombre, cantidad de tipos de documentos que la integran y cantidad de documentos trabajados el últimos mes.

El contenido principal de la pantalla muestra cada categoría de documentos de la empresa, representada en forma de recuadro. De manera predeterminada, la plataforma presenta tres categorías básicas, las cuales no podrán ser editadas ni eliminadas. Las categorías predeterminadas son:

• Legajos: agrupa documentación personal del colaborador y de su vínculo con la empresa, desde el ingreso a ella, durante su permanencia y hasta el cese de su vinculación laboral.
• Nóminas: agrupa documentación del colaborador relacionada a su salario, prestaciones y deducciones en función de su participación en la empresa.
• Notificaciones: agrupa todo tipo documentación referida a eventos internos de la empresa, dirigida a los colaboradores, en el término del mes en curso. Un ejemplo de documento perteneciente a esta categoría podría ser una circular interna notificando un cambio de horario laboral.

Nueva categoría

En NUEVA CATEGORÍA podés crear una Nueva Categoría de documentos dentro de la empresa.

La categoría creada podrá ser editada y/o eliminada, en tanto no posea documentos en su interior.

Una ventana flotante te solicitará la carga del nombre que identifique la Nueva Categoría.

El botón CREAR te permite confirmar el nombre elegido y finalizar el proceso de creación de la Nueva Categoría.

Tipos de documentos

En TIPOS DE DOCUMENTOS encontrás un listado de todos los tipos de documentos que contiene la categoría.

Los documentos pertenecen a distintos tipos en relación a determinado conjunto de reglas que deben cumplir en el transcurso de su ciclo de vida en la plataforma.

El contenido principal de la pantalla muestra los distintos tipos de documentos de la categoría seleccionada, representados en forma de listado. Las acciones particulares de cada tipo de documentos son:

• Ver tipo: para visualizar las reglas que debe cumplir el tipo de documento seleccionado.
• Editar tipo: para editar el nombre, abreviatura o conjunto de reglas que debe cumplir el tipo de documento seleccionado.
• Eliminar tipo: para eliminar el tipo de documento seleccionado.

Nuevo Tipo de documento

En NUEVO TIPO DE DOCUMENTO podés crear un nuevo tipo de documento dentro de una categoría.

Una ventana flotante te solicitará la carga de los siguientes datos de identificación:

• Nombre: denominación del nuevo tipo de documento.
• Abreviación: código de tres letras que identifique al nuevo tipo de documento cuando se visualice en listados.

El botón SIGUIENTE te permite confirmar los datos ingresados y continuar con el proceso de creación del NUEVO TIPO DE DOCUMENTO.

Parámetros

En Nuevo Tipo de Documentos PARÁMETROS debés elegir las reglas que deberá cumplir el nuevo documento en el transcurso de su ciclo de vida dentro de la plataforma.

Una ventana flotante te posibilitará elegir entre las siguientes operaciones:

• Requiere revisión: para ser enviado a los agentes con rol de revisores a fin de que aprueben el contenido del documento.
• Requiere firma del empleador: para ser enviado a los agentes empleadores con atribuciones de firmantes.
• Visible para el colaborador: para posibilitar la visualización del documento al colaborador. De no tildarse esta opción, el documento sólo será visible para los administradores de la empresa.
• Notificar al colaborador al quedar disponible: para notificar al colaborador del documento importado mediante un mensaje en el inicio de su perfil.
• Solicitar respuesta al colaborador: para requerir contestación del documento (en conformidad o disconformidad) por parte del colaborador.
• Requiere firma del colaborador: para solicitar la firma del documento por parte del colaborador.

El botón VOLVER te permite retornar a la ventana anterior.

El botón CREAR te permite confirmar la creación de un nuevo tipo de documento.

En caso de que el documento requiera una firma digital y que el empleador posea los mecanismos para firmarlo digitalmente por fuera de miLegajo, el mismo deberá ser importado con la firma ya estampada. Como miLegajo no procesará esta acción, deberá omitirse la regla Requiere firma del empleador.

Por ejemplo, en caso de tener contratos firmados digitalmente por fuera de la plataforma y contratos que se firmarán de forma electrónica dentro de la plataforma, debería crear dos tipos de documentos: “contrato con firma externa” omitiendo la regla mencionada y “contrato con firma electrónica” que el empleador firmará en miLegajo.

Editar Tipo de documento

En EDITAR TIPO DE DOCUMENTO podés editar un tipo de documento dentro de una categoría.

Una ventana flotante te mostrará el nombre y la abreviatura del tipo de documento que podrás editar.

Se mostrarán los diferentes parámetros posibles de editar. La elección de parámetros terminará definiendo el conjunto de reglas que deberá cumplir el tipo de documento editado durante su ciclo de vida en la plataforma.

El botón GUARDAR te permite confirmar los parámetros escogidos y concluir el proceso de edición del tipo de documento.

Categoría

En CATEGORÍAS ingresás al contenido de la categoría seleccionada.

En esta sección, la acción contextual es:

• CARGAR DOCUMENTO para importar un nuevo documento a la categoría, vinculándolo a al colaborador de destino.

El contenido principal de la pantalla muestra en qué estado se encuentran los documentos que integran dicha categoría, según la combinación de filtros escogida.

En el margen superior derecho se hallan tres filtros, con las siguientes funcionalidades:

• Estado: según la situación de vigencia del documento. Se pueden filtrar los documentos que están en proceso de ser trabajados (Activos), aquellos que han sido suprimidos (Eliminados), o activos y eliminados (Todos).
• Fecha: según la fecha en que fue creado el documento.
• Tipo: según los tipos de documentos que contenga la categoría. Se puede filtrar individualmente cada tipo o elegir visualizar todos los tipos existentes.

En la zona central del contenido principal se hallan una serie de recuadros que funcionan como filtros de subestados. Cada recuadro muestra un número que corresponde a la cantidad de documentos que se hallan en ese tramo de su ciclo de vida. Al cliquear uno de los recuadros, se mostrarán dichos documentos en forma de listado.

Cada documento de la lista muestra los siguientes elementos:

• Tipo de documento: código de tres letras identificativo, escogido al momento de crear el tipo de documento.
• Fecha de carga: día y mes en que fue cargado el documento en la plataforma.
• Estado: instancia en que se encuentra el documento en su ciclo de vida dentro de la plataforma.
• Colaborador: nombre y apellido del colaborador que tiene asignado el documento.
• Nombre del documento: este elemento luce dos nombres del mismo documento. El primero corresponde al nombre que le asigna la plataforma al documento cargado, el cual comienza con el número de cuil del colaborador seguido de un guión bajo y un número que asciende a medida que le son asignados distintos documentos. El segundo nombre corresponde al nombre original con que es importado el documento.

Este nombre asignado por la plataforma funciona como facilitador al momento de asignar un documento, ya que si advierte 11 dígitos consecutivos idénticos al cuil de alguno de los colaboradores, se lo asigna automáticamente y lo notifica.

En forma de listado, se hallan todos los documentos filtrados de dicha categoría, los cuales muestran:

• Estado: abreviatura del tipo, fecha de carga, estado, nombre del colaborador, nombre del documento y las siguientes acciones particulares.
• Subestado del documento: para ejecutar la acción propuesta según en qué instancia de su ciclo de vida dentro se encuentre el documento. Por ejemplo, si el documento requiere ser revisado por el colaborador, la primera acción particular se denominará Revisar documento y permitirá tal acción.
• Ver documento: para visualizar el contenido del documento. Una vez dentro, permite ser girado para considerarlo desde otro ángulo, posibilita su descarga e impresión.
• Descargar documento: para generar una copia del documento en el dispositivo electrónico utilizado.
• Anular documento: para inhabilitar el documento. Anular un documento implica desplazarlo del estado Activo, pero sin eliminarlo. Todo documento anulado presentará la acción particular Restaurar documento, la cual volverá a habilitarlo cuando se decida que debe continuar su ciclo de vida en la plataforma.
• Eliminar documento: suprime el documento de la plataforma

Cargar documento

En CARGAR DOCUMENTOS podés comenzar el proceso de carga de nuevos documentos a una categoría.

Una ventana flotante te solicitará que indiques qué tipo de documento vas a ingresar a la plataforma.

El botón SUBIR ARCHIVOS te permite elegir los documentos a ingresar, de uno en uno y con un máximo de diez por vez. El tamaño máximo de cada partida de documentos ingresada es 10mb.

Resultado de la carga

Los documentos seleccionados se presentarán en forma de listado. Cada uno muestra su nombre y confirma si ha sido subido correctamente. En caso de surgir algún inconveniente en el proceso de carga de un documento, la plataforma marcará el error.

El botón SIGUIENTE te permite confirmar los documentos seleccionados y continuar con el proceso de carga de los mismos.

Asignar

En cargar documentos ASIGNAR establecés el colaborador a quien le designás el nuevo documento. Esta plataforma sólo admite como válidos archivos en formato de documento portátil (PDF).

En caso de que el nombre del documento luzca 11 dígitos consecutivos idénticos al cuil de alguno de los colaboradores que integran la empresa, la plataforma le asigna el documento y notifica automáticamente.

En caso de que el nombre del archivo luzca 11 dígitos consecutivos distintos al cuil de un colaborador que integra la empresa, la plataforma interpretará dicha incongruencia como un error.

El botón CERRAR te permitirá comenzar nuevamente la asignación del documento, previa modificación del nombre del mismo.

Finalmente, si el nombre del archivo no sugiere la presencia de un cuil, la plataforma te permitirá asignar el documento manualmente, eligiendo el colaborador en una lista desplegable.

El botón ASIGNAR te permitirá finalizar el proceso de asignación de documentos a un colaborador.

Acciones masivas

Para la operatoria de las funcionalidades masivas en el listado de documentos, posicionarse a la izquierda de uno de ellos de forma que automáticamente aparezca una tilde.

Una vez que aparezca dicha tilde, en la parte superior del listado, aparecerá un menú de acciones masivas disponibles.

Seleccionar todos aquellos documentos a los que se les quiere accionar con la misma funcionalidad “tildando” a la izquierda de los mismos. También existe la posibilidad de elegir todos a la vez al clickear en el signo “-” de la barra de menú. Luego solo debemos proceder a clickear sobre la acción deseada.

Es importante mencionar, que esta última opción sólo alcanza a los 15 documentos visibles en cada página de la plataforma. Donde haya más de una hoja de documentos, habrá que realizar este procedimiento por hoja.

Tener presente que a medida que vamos “tildando” documentos, las acciones masivas disponibles van cambiando en función de cuales se pueden ejecutar para todos los documentos seleccionados. Es decir, si dentro del listado existe un documento que previamente fue firmado, la función de firma masiva se encontrará deshabilitada. Este último punto vale para cualquier acción masiva posible. Solo aquellos documentos con mismas condiciones tendrán habilitadas las mismas acciones.

Acciones diponibles

• Firmar Se refiere a la firma de los documentos mediante el uso de un tipo de firma válida según la ley del país. Esta acción la puede realizar los colaboradores sobre los documentos de su legajo que así lo requieran o la puede realizar aquellos colaboradores con rol de “Firmante” para firmar documentos en representación de la empresa.
• Responder Se refiere a prestar notificación de un documento sin que ello implique la utilización de una firma legalmente válida para la firma de documentos.
• Revisar Se refiere a la acción de verificar un documento previo a que este llegue al colaborador de destino. Acción reservada solo para aquellos empleados que tengan el rol de “revisor”.
• Anular Se refiere a la acción de anular un documento previamente cargado. Acción únicamente disponible para aquellos colaboradores con rol de administrador de documentos.
• Eliminar Se refiere a la acción de eliminar del legajo de un colaborador un documento previamente cargado. Solo disponible para aquellos colaboradores con el rol de administrador de documentos.
• Descarga (Pendiente de implementación) Se refiere a la acción de descargar un documento. La acción está disponible tanto para aquellos colaboradores que desean descargar un documento personal como de todos los colaboradores con rol de administración de documentos.